Prezenta Politică de Confidențialitate explică modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal în legătură cu utilizarea ProBarber.ro, crearea unui cont, plasarea comenzilor și relația comercială cu clienții.
Politica se aplică numai în măsura în care datele și activitățile de prelucrare descrise sunt relevante pentru interacțiunea concretă cu persoana vizată. Enumerarea unor categorii de date nu înseamnă că toate aceste date sunt colectate în fiecare situație.
1. Operatorul datelor cu caracter personal
Operatorul datelor cu caracter personal este:
PROFESIONAL BEAUTY SOLUTION SRL CUI: 38361029 Sediu social: Strada Matei Millo 120, Voluntari, Ilfov, România
Pentru întrebări sau solicitări privind protecția datelor:
E-mail: comenzi@probarber.ro Telefon: 0721 328 328
Adresa de e-mail de mai sus reprezintă punctul de contact pentru solicitările privind datele cu caracter personal.
2. Cui se aplică această politică
Prezenta politică se aplică, după caz:
- vizitatorilor Site-ului;
- persoanelor care creează un cont;
- clienților care plasează comenzi;
- reprezentanților sau persoanelor de contact ale clienților persoane juridice;
- persoanelor care ne contactează pentru informații sau suport;
- persoanelor care formulează retururi, reclamații sau solicitări de garanție;
- persoanelor care se abonează la comunicări comerciale;
- persoanelor care publică recenzii sau utilizează alte funcționalități ale Site-ului.
3. Categorii de date care pot fi prelucrate
În funcție de interacțiunea cu ProBarber.ro, pot fi prelucrate următoarele categorii de date.
Date de identificare și contact
Pot include:
- nume și prenume;
- adresă de e-mail;
- număr de telefon;
- adresă de facturare;
- adresă de livrare.
Nu solicităm în mod obișnuit date de identificare suplimentare, precum CNP, decât dacă acestea sunt necesare într-o situație concretă și există un temei juridic pentru prelucrarea lor.
Date privind contul de client
Pot include:
- adresa de e-mail asociată contului;
- informațiile necesare autentificării;
- istoricul comenzilor;
- informațiile salvate prin funcționalitățile contului;
- punctele sau beneficiile aferente programelor de fidelitate, dacă acestea sunt utilizate.
Datele de autentificare sunt gestionate prin mecanismele tehnice de securitate ale platformei și ale serviciilor utilizate, parolele nefiind destinate stocării în format lizibil.
Date privind comenzile și achizițiile
Pot include:
- produsele comandate;
- cantitățile;
- valoarea comenzilor;
- data comenzilor;
- metoda de livrare;
- metoda de plată;
- statusul comenzilor;
- istoricul tranzacțiilor comerciale.
Date necesare facturării
În funcție de tipul clientului și de cerințele legale, pot fi prelucrate:
- nume / denumire;
- adresă;
- CUI/CIF;
- număr de înregistrare;
- alte informații necesare emiterii documentelor fiscale.
Date privind plata
Pot fi prelucrate:
- metoda de plată;
- statusul tranzacției;
- identificatori sau referințe ale tranzacției;
- informații necesare efectuării unei rambursări.
În cazul plăților online, anumite date necesare procesării tranzacției pot fi prelucrate prin infrastructura furnizorului serviciului de plată utilizat, potrivit fluxului tehnic aplicabil și condițiilor furnizorului respectiv.
ProBarber.ro prelucrează informațiile privind plata care sunt necesare pentru confirmarea și evidența tranzacției, executarea comenzii și, după caz, efectuarea rambursărilor.
Date privind livrarea
Pot include:
- numele destinatarului;
- numărul de telefon;
- adresa de livrare sau informațiile privind punctul de ridicare;
- informații privind coletul;
- statusul livrării.
Date privind retururile, garanțiile și reclamațiile
Pot fi prelucrate:
- date de identificare și contact;
- numărul comenzii și/sau al facturii;
- produsul reclamat sau returnat;
- descrierea situației;
- istoricul comunicărilor;
- fotografii sau materiale video transmise de client;
- fotografii sau înregistrări realizate pentru documentarea stării unui produs returnat sau trimis în service;
- constatări tehnice;
- informații necesare rambursării, inclusiv date bancare atunci când acestea sunt necesare.
Fotografiile sau înregistrările realizate în legătură cu un retur sau o solicitare de garanție sunt utilizate numai în măsura necesară documentării stării produsului, soluționării solicitării și, după caz, constatării, exercitării sau apărării unor drepturi.
Date privind comunicarea
Dacă ne contactați prin e-mail, telefon, formular, mesagerie sau alte canale, putem prelucra informațiile comunicate și istoricul relevant al conversației.
Vă recomandăm să nu transmiteți date cu caracter personal care nu sunt necesare soluționării solicitării.
Nu solicităm în mod obișnuit categorii speciale de date cu caracter personal, precum date privind sănătatea, originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase, apartenența sindicală, date genetice, biometrice utilizate pentru identificare unică ori date privind viața sexuală sau orientarea sexuală.
Dacă asemenea informații ne sunt transmise din inițiativa persoanei vizate, vom limita prelucrarea acestora la ceea ce este strict necesar pentru gestionarea situației respective. Atunci când prelucrarea unei categorii speciale de date este necesară, aceasta va avea loc numai dacă există un temei juridic aplicabil și este îndeplinită una dintre condițiile prevăzute de art. 9 alin. (2) GDPR. În lipsa unui temei pentru păstrarea lor, datele vor fi șterse în condițiile legii.
Date privind recenziile
Pot include:
- numele sau denumirea publică aleasă;
- conținutul recenziei;
- evaluarea acordată produsului;
- informațiile necesare verificării unei achiziții sau utilizări, atunci când recenzia este prezentată ca fiind verificată.
Date tehnice și de utilizare
În funcție de configurația Site-ului și de opțiunile privind cookie-urile, pot fi prelucrate:
- adresa IP;
- tipul dispozitivului;
- sistemul de operare;
- browserul;
- identificatori online;
- paginile vizitate;
- interacțiunile cu Site-ul;
- informații privind sursa vizitei;
- date privind securitatea, funcționarea și performanța Site-ului.
Informații suplimentare sunt prezentate în Politica de Cookies.
4. Sursele datelor
În principal, datele sunt obținute direct de la dumneavoastră atunci când:
- creați un cont;
- plasați o comandă;
- completați un formular;
- ne contactați;
- solicitați un retur sau o garanție;
- publicați o recenzie;
- vă abonați la comunicări comerciale;
- utilizați Site-ul.
Anumite informații pot fi primite și de la furnizorii implicați în executarea comenzilor, precum furnizorii de servicii de plată sau furnizorii de servicii de curierat.
În cadrul relațiilor B2B, anumite informații profesionale sau privind persoanele juridice pot fi verificate în registre publice sau alte surse oficiale.
Atunci când sunt obținute din asemenea surse date cu caracter personal care nu au fost furnizate direct de persoana vizată și există obligația de informare prevăzută de art. 14 GDPR, informațiile relevante vor fi furnizate în condițiile și termenele prevăzute de lege.
5. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării
Crearea și administrarea contului
Datele necesare sunt prelucrate pentru crearea și utilizarea contului și accesarea funcționalităților aferente.
Temei juridic: executarea contractului sau efectuarea demersurilor solicitate înainte de încheierea acestuia – art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.
Procesarea comenzilor
Datele sunt prelucrate pentru:
- înregistrarea și confirmarea comenzii;
- pregătirea produselor;
- procesarea plății;
- livrare;
- comunicările necesare executării comenzii.
Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.
Facturare și obligații legale
Datele necesare sunt prelucrate pentru emiterea documentelor fiscale, contabilitate, raportări fiscale și îndeplinirea altor obligații legale.
Temei juridic: obligație legală – art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR.
Retururi, garanții și reclamații
Datele sunt prelucrate pentru gestionarea:
- retragerilor din contract;
- retururilor;
- garanțiilor;
- reclamațiilor;
- constatărilor tehnice;
- rambursărilor.
Temei juridic: executarea contractului și/sau îndeplinirea obligațiilor legale – art. 6 alin. (1) lit. b) și c) GDPR, după caz.
Documentarea stării unui produs și păstrarea informațiilor necesare soluționării sau probării unei situații se pot baza și pe interesul legitim al operatorului de a constata, exercita sau apăra drepturi – art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.
Relația cu clienții și suport
Datele sunt prelucrate pentru gestionarea solicitărilor și furnizarea de informații sau suport.
În funcție de natura solicitării, temeiul poate fi:
- executarea contractului;
- efectuarea demersurilor precontractuale;
- îndeplinirea unei obligații legale;
- interesul legitim de a administra relația cu clienții.
Securitatea și prevenirea fraudelor
Pot fi prelucrate date tehnice, loguri și informații privind tranzacțiile pentru:
- protejarea Site-ului;
- prevenirea accesului neautorizat;
- prevenirea și investigarea tentativelor de fraudă;
- investigarea incidentelor de securitate;
- protejarea drepturilor și patrimoniului operatorului și ale utilizatorilor.
Temei juridic: interesul legitim – art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.
Constatarea, exercitarea și apărarea drepturilor
Anumite informații pot fi păstrate sau utilizate atunci când acest lucru este necesar pentru gestionarea unei reclamații, a unui litigiu, a unui control sau pentru apărarea drepturilor operatorului.
Temei juridic: interes legitim și/sau obligație legală, în funcție de situație.
Programul de fidelitate
Atunci când este utilizat un program de fidelitate, pot fi prelucrate istoricul relevant al comenzilor și informațiile privind punctele sau beneficiile acumulate.
Temei juridic: executarea condițiilor programului – art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR și, atunci când este aplicabil, interesul legitim privind administrarea, securitatea și prevenirea utilizării abuzive a programului – art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.
Recenzii
Datele furnizate pot fi prelucrate pentru publicarea, administrarea și moderarea recenziilor.
Atunci când o recenzie este prezentată ca fiind verificată, pot fi utilizate informațiile necesare verificării existenței unei achiziții sau utilizări relevante.
Temei juridic: interesul legitim al operatorului privind administrarea sistemului de recenzii, asigurarea transparenței și prevenirea utilizării abuzive – art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.
Marketing direct și newsletter
Comunicările comerciale electronice pot fi transmise atunci când:
- persoana și-a exprimat consimțământul, în condițiile legii; sau
- sunt îndeplinite cumulativ condițiile unei excepții prevăzute de legislația aplicabilă pentru comunicări către clienți existenți privind produse sau servicii similare.
Atunci când se aplică excepția privind clienții existenți, persoanei trebuie să îi fie oferită posibilitatea clară, simplă și gratuită de opoziție în condițiile prevăzute de lege.
Vă puteți dezabona sau vă puteți opune comunicărilor folosind mecanismul disponibil în mesaj sau contactând:
Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate înaintea retragerii.
Analytics, publicitate și personalizare
Tehnologiile de analiză, măsurare, personalizare sau publicitate sunt utilizate în condițiile legislației aplicabile.
Atunci când utilizarea unei asemenea tehnologii necesită consimțământ, prelucrarea respectivă este supusă obținerii consimțământului prin mecanismul de gestionare a preferințelor disponibil pe Site.
Informațiile suplimentare sunt prezentate în Politica de Cookies.
6. Date obligatorii și date opționale
Anumite informații sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului sau pentru îndeplinirea unor obligații legale.
Fără datele necesare privind identificarea, contactul, facturarea sau livrarea, după caz, este posibil să nu putem procesa o comandă sau soluționa o solicitare.
Câmpurile obligatorii sunt indicate, în măsura în care este aplicabil, în formularele Site-ului.
Datele care nu sunt necesare pentru executarea contractului sau îndeplinirea unei obligații legale sunt solicitate numai dacă există un scop și un temei juridic corespunzător.
7. Destinatarii datelor
În funcție de situație și numai în măsura necesară scopului urmărit, datele pot fi comunicate unor categorii de destinatari precum:
- furnizori de găzduire și infrastructură IT;
- furnizori de mentenanță și securitate IT;
- furnizori ai platformei sau extensiilor utilizate de Site;
- furnizori de servicii de plată și instituții financiare;
- furnizori de servicii de curierat și logistică;
- furnizori de servicii de facturare și contabilitate;
- furnizori de comunicare prin e-mail, SMS sau alte canale;
- furnizori de servicii de marketing, analiză sau publicitate, în condițiile legii;
- furnizori de service sau tehnicieni;
- consultanți juridici, fiscali sau alți consultanți profesioniști;
- furnizori implicați în securitate sau prevenirea fraudelor;
- autorități publice, instanțe sau alte instituții, atunci când comunicarea este necesară sau impusă de lege.
Rolul juridic al fiecărui furnizor este determinat în funcție de serviciul prestat și de modul concret în care acesta prelucrează datele.
Atunci când un furnizor acționează în calitate de persoană împuternicită de operator, relația cu acesta este supusă cerințelor art. 28 GDPR.
8. Transferurile de date în afara Spațiului Economic European
În funcție de furnizorii și serviciile utilizate, anumite date pot fi prelucrate sau accesate din state situate în afara Spațiului Economic European.
Atunci când un asemenea transfer are loc, sunt aplicabile mecanismele și garanțiile prevăzute de GDPR, în funcție de situație, precum:
- o decizie de adecvare adoptată de Comisia Europeană;
- clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
- alte mecanisme de transfer permise de legislația aplicabilă.
Atunci când este necesar potrivit legii, pot fi aplicate măsuri suplimentare.
Pentru informații privind mecanismul aplicabil unui anumit transfer ne puteți contacta la:
9. Perioada de păstrare a datelor
Datele sunt păstrate numai atât timp cât există un scop și un temei juridic pentru prelucrarea lor, ținând cont și de obligațiile legale, termenele de prescripție și necesitatea constatării, exercitării sau apărării unor drepturi.
Documente financiar-contabile
Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative se păstrează, potrivit legislației contabile în vigoare, timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, în măsura în care conțin date cu caracter personal.
Situațiile financiare anuale, situațiile financiare anuale consolidate și situațiile financiare interimare se păstrează timp de 10 ani, potrivit legislației aplicabile.
Dacă pentru un anumit document există o perioadă legală diferită, va fi aplicată perioada prevăzută de norma respectivă.
Contul de client
Datele aferente contului pot fi păstrate cât timp contul este activ.
După încetarea utilizării contului, anumite informații pot continua să fie păstrate dacă acest lucru este necesar pentru respectarea unei obligații legale, soluționarea unor solicitări, prevenirea fraudelor sau apărarea unor drepturi.
Datele care nu mai sunt necesare și pentru care nu mai există un temei de păstrare vor fi șterse sau anonimizate, conform procedurilor aplicabile.
Retururi, garanții și reclamații
Datele sunt păstrate pe perioada necesară soluționării situației și, ulterior, atât cât este justificat de obligațiile legale și de termenele de prescripție aplicabile.
Comunicări cu clienții
Comunicările pot fi păstrate atât timp cât sunt necesare pentru soluționarea solicitării, documentarea relației comerciale, respectarea obligațiilor legale sau apărarea drepturilor.
Marketing
Datele prelucrate pe baza consimțământului pentru marketing sunt utilizate până la retragerea consimțământului sau dezabonare, dacă nu există un alt temei legal aplicabil.
După dezabonare poate fi păstrată o evidență minimă necesară pentru respectarea și demonstrarea opțiunii persoanei de a nu mai primi comunicări.
Recenzii
Datele asociate unei recenzii pot fi păstrate cât timp recenzia este publicată și ulterior, atunci când există un temei juridic pentru păstrarea lor.
Cookie-uri și identificatori online
Perioadele de păstrare aplicabile sunt prezentate în Politica de Cookies și/sau în mecanismul de administrare a preferințelor privind cookie-urile.
10. Comunicările comerciale
Comunicările comerciale electronice sunt efectuate cu respectarea legislației aplicabile.
Ca regulă, acestea pot fi transmise pe baza consimțământului persoanei.
În situațiile permise de lege, adresa de e-mail obținută direct de la un client cu ocazia vânzării unui produs sau serviciu poate fi utilizată pentru comunicări privind produse sau servicii similare numai dacă sunt îndeplinite condițiile legale aplicabile, inclusiv posibilitatea clară și gratuită de opoziție.
Destinatarul poate solicita în orice moment încetarea comunicărilor prin mecanismul de dezabonare pus la dispoziție sau prin contactarea operatorului la comenzi@probarber.ro.
11. Cookie-uri și tehnologii similare
Site-ul poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare necesare funcționării sale, precum și alte tehnologii pentru preferințe, analiză, măsurare, marketing, publicitate sau personalizare.
Pentru cookie-urile și tehnologiile pentru care legislația impune consimțământ, utilizarea acestora este supusă opțiunii exprimate de utilizator prin mecanismul de gestionare a consimțământului.
Utilizatorul își poate modifica sau retrage opțiunile privind cookie-urile în condițiile prezentate în Politica de Cookies și prin mecanismul disponibil pe Site.
12. Decizii automatizate și profilare
La data prezentei Politici, operatorul nu utilizează procese decizionale bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra persoanei vizate sau să o afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă, în sensul art. 22 GDPR.
Pot fi utilizate instrumente automate pentru funcții precum securitatea, prevenirea fraudelor, analiza statistică, recomandări, măsurare sau marketing, fără ca utilizarea unor asemenea instrumente să însemne automat existența unei decizii în sensul art. 22 GDPR.
Dacă această situație se va modifica și legislația va impune informarea suplimentară a persoanelor vizate, politica va fi actualizată în mod corespunzător.
13. Datele minorilor
Site-ul nu este conceput în mod special pentru colectarea de date cu caracter personal de la copii.
În situațiile în care un serviciu al societății informaționale este oferit direct unui copil, iar prelucrarea se bazează pe consimțământ, sunt aplicabile condițiile speciale prevăzute de art. 8 GDPR.
În aceste situații, pentru o persoană cu vârsta sub 16 ani, consimțământul trebuie acordat sau autorizat de titularul răspunderii părintești, în condițiile legii.
Dacă luăm cunoștință de faptul că au fost prelucrate date ale unui minor fără un temei juridic valabil, vom analiza situația și vom lua măsurile necesare conform legislației aplicabile.
14. Drepturile persoanelor vizate
În condițiile și limitele prevăzute de GDPR, puteți beneficia de:
- dreptul de acces la date și la informațiile privind prelucrarea;
- dreptul la rectificarea datelor inexacte și completarea celor incomplete;
- dreptul la ștergere, în cazurile prevăzute de lege;
- dreptul la restricționarea prelucrării;
- dreptul la portabilitatea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
- dreptul la opoziție față de anumite prelucrări;
- dreptul de retragere a consimțământului, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta;
- drepturile aplicabile în materia proceselor decizionale automatizate, atunci când este cazul.
În cazul marketingului direct, vă puteți opune în orice moment prelucrării datelor în acest scop.
Dreptul la ștergere nu este absolut. Anumite date pot fi păstrate atunci când există o obligație legală sau un alt temei juridic care justifică prelucrarea în continuare.
Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate anterior retragerii.
15. Exercitarea drepturilor
Solicitările privind datele cu caracter personal pot fi transmise la:
Vă rugăm să descrieți suficient de clar solicitarea pentru a putea fi identificată și soluționată.
Dacă există îndoieli rezonabile cu privire la identitatea persoanei care formulează solicitarea, operatorul poate solicita informații suplimentare strict necesare verificării identității.
Solicitările sunt soluționate în termenele și condițiile prevăzute de GDPR.
Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită. În situațiile expres prevăzute de GDPR pentru solicitări vădit nefondate sau excesive se pot aplica măsurile permise de lege.
16. Dreptul de a depune o plângere
Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legislația privind protecția datelor, aveți dreptul să depuneți o plângere la:
Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP
De asemenea, beneficiați de căile administrative și judiciare prevăzute de legislația aplicabilă.
Ne puteți contacta la comenzi@probarber.ro pentru a încerca soluționarea unei situații direct cu operatorul.
Contactarea prealabilă a ProBarber.ro nu reprezintă o condiție pentru exercitarea dreptului de a sesiza autoritatea competentă.
17. Securitatea datelor
Operatorul aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate, raportate la natura, contextul și riscurile prelucrării, pentru protejarea datelor cu caracter personal.
Măsurile urmăresc, după caz, reducerea riscurilor privind:
- accesul neautorizat;
- divulgarea neautorizată;
- pierderea sau distrugerea datelor;
- modificarea neautorizată;
- utilizarea necorespunzătoare a informațiilor.
Accesul la date este limitat în funcție de necesitatea îndeplinirii atribuțiilor sau furnizării serviciului respectiv.
Nicio metodă tehnică nu poate elimina în mod absolut toate riscurile de securitate.
18. Date privind alte persoane
Dacă furnizați operatorului date cu caracter personal privind o altă persoană, de exemplu datele unui alt destinatar al comenzii, trebuie să existe un temei legitim pentru transmiterea acestora.
Datele respective vor fi utilizate numai în măsura necesară scopului pentru care au fost furnizate și în conformitate cu legislația aplicabilă.
19. Modificarea Politicii de Confidențialitate
Prezenta Politică poate fi actualizată pentru a reflecta:
- modificări legislative;
- modificări ale activităților de prelucrare;
- introducerea sau eliminarea unor servicii sau funcționalități;
- modificări tehnice sau operaționale relevante.
Versiunea actualizată va fi publicată pe ProBarber.ro și va indica data ultimei actualizări.
În cazul în care o modificare a prelucrării necesită obținerea unui consimțământ nou potrivit legii, acesta va fi solicitat separat.